La méthode 5 S

La méthode dite des « 5 S » est une démarche participative permettant d'optimiser l'environnement de travail par le rangement et la standardisation. Elle se base sur 5 actions spécifiques dont 2 sont du ressort des règles de management. Souvent considéré comme un premier niveau de résolution de problème, elle permet d'apporter un plus significatif sur la qualité mais également sur les questions de sécurité et d'environnement.

Les objectifs de cette démarche sont réunis sous 5 mots d'origine japonaise (car créée par Toyota) :

Seiri – Débarrasser : Cela consiste à retirer ce qui n'est pas réellement utile et qui est donc susceptible d'encombrer les postes de travail, les véhicules, les allées… L'objectif est de voir clair, faciliter la visibilité de l'état des équipements, travailler dans une environnement serein et globalement gagner en efficacité. Un autre principe du lean management se prête bien pour cette première étape : la règle des 20/80 de Pareto (20% de nos outils ou documents sont utiles à 80% de notre efficacité, il convient donc d'éviter les petites phrases du genre « je conserve au cas où… »).

Seiton – Ranger : Une fois avoir fait « place nette », le principe est de définir pour chaque élément une place attitrée avec comme objectif de rendre le plus accessible possible ce qui est le plus utilisé. Cette logique de rangement doit être connu de tous et si possible mettre en parallèle les éléments physiques et numériques. Enfin, l'idéal est que ces méthodes de rangement soient effectuées de manière collective au sein des structures. Enfin, n'oubliez pas de rendre visible les lieux de stockage.

Seiso – Tenir propre : Cela consiste à éliminer les déchets et maintenir propre en planifiant et coordonnant les opérations de nettoyage. Les règles définies doivent être visible de tous. Une analyses 5M peut permettre d'éliminer les causes de salissure afin d'éviter qu'elles ne « polluent » l'environnement.

Seiketsu – Standardiser : En définissant les règles communes afin que le management des 5 S devienne naturel. Cela consiste également à se fixer des objectifs et prioriser les actions.

Shitsuke – Impliquer : Le principe est de considérer que la propreté et le rangement sont l'affaire de tous. L'exemplarité des managers est donc requise ainsi que l'affichage des résultats obtenus.

A noter que cette démarche n'est possible qu'avec l'implication des dirigeants qui sont notamment les garants de la persévérance nécessaire à cet exercice. Enfin, elle se marie parfaitement avec les démarches de certification qualité ou SMI ainsi qu'avec du kanban et les processus d'amélioration continue (Kaizen).